Pensamiento Administrativo: Del viejo brainstorming al nuevo brainswarming o enjambre de ideas.

2017-06-27

Del viejo brainstorming al nuevo brainswarming o enjambre de ideas.

De la tormenta al enjambre de ideas.

Por Roberto Espinosa.

Sintetia.

Del viejo brainstorming al nuevo brainswarming o enjambre de ideas

Tengo que reconocerlo, después de tantos años (sufriendo) participando en sesiones de tormentas de ideas es oír a alguien decir, mientras se acerca a una pizarra, que vamos a hacer una tormenta de ideas para ver qué se nos ocurre frente un determinado problema, y me pongo a temblar.

Soy una persona de grandes filias, y grandes fobias. Y sin duda, una de mis mayores fobias es con las tormentas de ideas (brainstorming para los que no podéis vivir sin anglicismos).

Soy muy consciente que el problema no está en el método, sino en que casi nunca se hace bien. Aun así, reconozco que no puedo más con las tormentas de ideas, no recuerdo ninguna que haya servido para algo (y creedme, he estado en unas cuantas).

Las tormentas de ideas

Si sumáramos todas las horas perdidas en tormentas de ideas y las utilizáramos en algo más productivo, seguro que dábamos un gran empujón al PIB, eso sí, seguramente todavía muy lejos de las horas perdidas en presentaciones de PowerPoint. Así, a bote pronto, se me ocurren algunas cosas que no me gustan de las tormentas de ideas:

Normalmente se definen muy mal. Casi siempre se deja muy abierto el tema, y no se especifica claramente qué es lo que se busca con el ejercicio, y aún más difícil, ser muy específico en el producto que se espera de esa sesión. Además, por la propia dinámica del ejercicio, es muy fácil que el ejercicio se convierta en un concurso de ideas peregrinas que caben dentro de esa definición tan laxa del objetivo y que por las propias normas del ejercicio deben tomarse en cuenta.

El segundo gran problema que siempre he visto, es que es muy típico que la gente se salte directamente la tormenta en sí como proceso de ideación, y se tire directamente a las soluciones. Esto es especialmente acusado en entornos donde hay una gran concentración de drivers que es lo habitual en empresas de tecnología y en el mundo de las ventas.

Al ser un ejercicio grupal, y además de viva voz, lo normal es que los extrovertidos tomen el control de la sesión. Dejando a los más introvertidos callados en una esquina de la sala.

Algo parecido pasa cuando hay “cargos” superiores en la sesión, y no saben el papel que deben jugar.

Y por ultimo, recuerdo muy pocas sesiones sobre las que haya habido un seguimiento. Se publican actas muy bonitas, grandes intenciones, pero muy poco seguimiento y en definitiva, pocos frutos de esas sesiones.

Y como al principio, es verdad que muchos de esos problemas se solucionan con un buen facilitador, pero también es cierto que creo que la herramienta es mejorable. Y por supuesto, siempre he echado de menos otras herramientas de ideación, porque parece que sólo existe la tormenta de ideas.

El enjambre de ideas

Así que hace unas semanas me encontré este artículo en Harvard Business Review y resonó muy bien conmigo. Escrito por Tony McCaffrey (@DrTonyMcCaffrey), es uno de los creadores del enjambre de ideas (brainswarming).

Aquí tenéis un vídeo en el que explica la idea. (En inglés, subtitulado en inglés):

Video: Brainswarming: Because Brainstorming Doesn't Work - @HarvardBiz
http://hbr.org/video/3373616535001/brainswarming-because-brainstorming-doesnt-work

Cómo os decía, enseguida captó mi interés, y como él mismo se ofrecía abiertamente a contestar preguntas y a ayudar a que la gente probara el sistema, me puse en contacto con él, y empezamos a cartearnos (que viejo suena, ¿no?). Enseguida me mandó documentación, y aproveché algunos conejillos de indias para realizar unos pequeños talleres.

A día de hoy he hecho tres talleres, con gente diferente, incluso de diferentes países, y la experiencia ha sido muy positiva.

Tengo que decir que no me he atrevido a hacer el ejercicio según las normas de Tony en el sentido de que él dice que debe de ser un ejercicio que se hace en silencio. Me pareció demasiado.

El hacer la sesión hablando tiene una ventaja, sobre todo las primeras veces, que es el que se puede aclarar mejor la mecánica del ejercicio y aunque se supone que en el enjambre debes utilizar palabras muy concretas y de forma muy concisa, siempre hay términos con varios significados que es mejor explicar.

Por otra parte, esto da pie a los extrovertidos a dominar un poco el ejercicio. De nuevo, es importante la labor del facilitador para incluir a todo el mundo en el proceso.

También, cuando nos encontramos con drivers o simplemente personas muy orientadas a soluciones, es fácil saltar directamente a la solución, “rellenando” los huecos del diagrama que propone el enjambre. Es importante recordar MUCHAS veces que es un ejercicio de ideación, no de encontrar LA solución.

Es decir, el objetivo es conseguir un gran número de soluciones para después pasar a una siguiente fase de valoración, pero ahora sólo buscamos soluciones. Para evitar esto, lo mejor antes de entrar en una fase más libre, es hacer dos fases intermedias.

Una que intente descomponer el objetivo en diferentes soluciones de alto nivel. Utilizando el ejemplo del vídeo sería pasar un buen tiempo en definir la segunda línea de arriba (sacudir las líneas, prevenir el hielo y deshacerlo), e igualmente pasar un buen tiempo en trabajar la línea de más abajo, la de los recursos. No sólo se trata de listar todos los recursos disponibles, incluso los que no son obvios, sino descomponer los recursos en partes más pequeñas.

En este caso no ayudaría mucho, pero sí en otro de los ejercicios que propone Tony, el de sacar un camión que se ha quedado atascado debajo de un puente. Hay muchas cosas que son parte del camión, que nos pueden ayudar a desatascarlo y que puede que nos muestren una posible solución mejor si somos conscientes de que están ahí.

Imaginad el aceite del motor, podría ayudar a quitar fricción, o la carga del propio camión. Así que recomiendo “cerrar” la parte central del diagrama hasta que no se haya pasado un buen rato en la parte de arriba y de abajo.

Y después, el ejercicio fluye bastante bien. Cuidado siempre con no correr hacia las soluciones, aunque en cuanto uno pone la solución y se apoya correctamente en el gráfico, enseguida se abren nodos donde enseguida otros hacen aportaciones. Esto, junto a lo visual que es, creo que lo hace perfecto para llevar a cabo un trabajo en paralelo y remoto. Sé que Tony está trabajando en una app con esto en mente.

Mientras llega, el diagrama que nos queda es muy parecido a un mapa de ideas, con lo que cualquier aplicación de mapa de ideas nos debería servir para hacer una sesión, o mejor, recopilar una sesión (recomiendo en lo posible se haga en una pizarra con etiquetas o similares).

Como decía, lo que nos queda es algo tremendamente visual y que alguien muy fácilmente puede entender. En las etiquetas tenemos nombres o frases cortas que representen una acción, y las líneas serían los verbos. Con lo que recorriendo todos los caminos desde el objetivo hasta los recursos, nos daría una solución que se formaría simplemente uniendo con verbos las cosas que tenemos en las etiquetas.

En el caso del vídeo, a la respuesta de ¿cómo quitamos el hielo de las líneas eléctricas?, tendríamos la que finalmente eligió la compañía: sacudiendo las líneas con el aire generado por un helicóptero.

Tormentas + enjambres

La gran pregunta es, ¿podemos olvidarnos definitivamente de las tormentas de ideas que tanto nos atormentan? (perdonad el chiste) Probablemente no del todo. Creo que las tormentas y los enjambres de ideas puede ser compatibles, y quizá funcionen mejor en diferentes escenarios.

A bote pronto se me ocurre que el enjambre de ideas será más potente cuando tengamos un problema o una pregunta muy concreta que responder. ¿Cómo quito el hielo de las líneas? ¿Cómo saco el camión del puente? Pero quizá habrá que tirar de las tormentas cuando estemos buscando ideas alrededor de algo más indeterminado.

En todo caso, voy a seguir trabajando el enjambre de ideas. Creo que es un buen método, produce sesiones ágiles y con objetivos claros y concisos, las reglas son sencillas y es muy importante seguirlas bien, porque luego es tremendamente fácil darle seguimiento.

Si os interesa el tema, estaré encantado de comentar más en detalle mi experiencia con el enjambre de ideas, y por supuesto, estoy seguro de que Tony McCaffrey también lo estará.

Autor: Roberto Espinosa
19 junio 2014

Acerca de Roberto Espinosa:

Economista apasionado por las tecnologías y la gestión empresarial. Ha desarrollado su carrera profesional en el mundo de las ventas B2B dentro del mercado TI. Colabora con diferentes programas para el fomento del emprendimiento. Sus opiniones son aportadas de forma exclusivamente personal.

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Fuente: Sintetia

Imagen: Brainswarming

2014.06.24

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